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Reuniones de Zoom: 10 consejos y trucos que debes conocer

¿Te ha tocado moderar una reunión en Zoom y no conoces bien la herramienta? Estos consejos sobre Zoom te ayudaran a verte y desenvolverte como todo un experto

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El zoom está de moda estos días. Permite a la gente estar conectada con sus colegas mientras trabajan desde casa debido al virus COVID-19. Ya hemos hablado de lo que es Zoom y cuánto cuesta, cómo se instala y cómo se compara con la competencia. En este post, hablaremos de varios consejos y trucos que debes conocer para llevar tu juego de Zoom al siguiente nivel. Comencemos.

1. Usar un fondo virtual

Si no quieres que tus colegas vean el interior de tu apartamento durante una reunión de Zoom, considera usar un fondo virtual. Puedes seleccionar una imagen o un vídeo y establecerlo como fondo con sólo unos pocos clics. La función no es perfecta y funciona mejor si tienes una pantalla verde, pero aún así es sorprendentemente buena. Me divertí un poco con ella e hice una captura de pantalla (arriba) para que puedas ver cómo se ve en acción. De nada!

Sugerimos que pongas un fondo virtual antes de unirte a una reunión. De esta manera, no tendrás que jugar con los controles una vez que comience la reunión.

Instrucciones paso a paso:

  • Abra la aplicación de Zoom en su PC.
  • Haz clic en el icono del engranaje debajo de la imagen de tu perfil.
  • Selecciona la opción «Fondo virtual».
  • Selecciona una imagen/vídeo o sube el tuyo propio.

2. Ponte más guapa o guapo

¿Quieres lucir bien para esa importante reunión? Zoom te tiene cubierto. La herramienta ofrece una función llamada Retocar mi apariencia, que es básicamente un filtro que suaviza tu piel. No es muy agresivo, por lo que los cambios que hace no son súper notorios. Pero eso es algo bueno si me preguntas porque tu cara sigue viéndose natural después de aplicar el filtro.

Puedes probarlo y configurarlo antes de unirte a una reunión. Sólo se necesitan unos pocos clics para hacer el trabajo.

Instrucciones paso a paso:

  • Abre la aplicación de Zoom en tu PC.
  • Haz clic en el icono del engranaje debajo de la imagen de tu perfil.
  • Selecciona la opción «Video».
  • Marca la casilla junto a «Retocar mi apariencia».

3. Silenciar el micrófono de alguien

Siempre hay un tipo que recibe una llamada y la contesta durante una reunión de Zoom o tiene niños gritando en el fondo. Afortunadamente, puedes apagar el micrófono de un participante con sólo unos pocos clics y deshacerte del ruido excesivo que molesta a los demás.

Sin embargo, tenga en cuenta que sólo el anfitrión de una reunión puede utilizar esta función. Los participantes no tienen esta opción, pero tienen la posibilidad de apagar sus propios micrófonos.

Instrucciones paso a paso:

  • Haga clic en el botón «Administrar participantes» de la barra de tareas.
  • Pase el ratón por encima del nombre de un participante.
  • Haga clic en el botón «Silencio» que aparece.

4. Obtener algunos comentarios

Si eres moderador de una reunión en Zoom, entonces estos consejos sobre Zoom Meet te harán ver como todo un profesional

Zoom tiene una función de encuestas incorporada que resulta muy útil para votar sobre decisiones relacionadas con los negocios que deben tomarse o simplemente para obtener algunos comentarios sobre un tema determinado. Deberías ver la opción de sondeo en la barra de tareas durante una reunión, pero si no lo haces, tendrás que habilitarla primero. Dirígete a Administración de cuentas > Configuración de la cuenta y, a continuación, activa la «Opción de sondeo» en la ficha «Reunión»».

Las encuestas se pueden realizar de forma anónima, así que nadie sabrá su postura sobre un determinado tema. Pero tenga en cuenta que sólo el anfitrión de una reunión puede hacer una y compartirla entre los participantes.

Instrucciones paso a paso:

  • Diríjase a la página «Reuniones» y haga clic en una reunión programada.
  • Busque la opción «Encuesta» y haga clic en «Añadir» para crear una nueva encuesta.
  • Haga clic en la opción «Encuesta» de la barra de tareas durante una reunión.
  • Selecciona una encuesta y haz clic en «Lanzar encuesta».

5. Encienda la vista de la galería

El diseño de vídeo predeterminado de Zoom se llama «Altavoz activo» y muestra a la persona que habla en la ventana principal (grande), mientras que el resto de los participantes se enumeran encima de ella.

Recomendamos cambiar el diseño a «Vista de la galería» para poder ver a todos los participantes de la página al mismo tiempo. El zoom le mostrará un máximo de 49 participantes en una sola página. Si hay más personas en una reunión, puede hacer clic en la flecha para pasar a la siguiente página.

Instrucciones paso a paso:

  • Haz clic en la opción «Vista de la galería» en la esquina superior derecha de la pantalla.
  • Haz clic en la flecha del lado izquierdo/derecho para moverse entre las páginas si hay más de 49 participantes en una reunión.

6. Ocultar los participantes que no son de vídeo

Bien, has activado la vista de la galería. Gran trabajo! Pero el problema es que mucha gente en la reunión tiene sus cámaras apagadas, así que todo lo que ves es un montón de ventanas negras que contienen nombres. En este caso, puedes desbloquear la pantalla eliminando a todos los participantes que no tienen sus cámaras encendidas.

Si le gusta esta opción y desea utilizarla, le sugerimos que la active por defecto antes de entrar en una reunión.

Instrucciones paso a paso:

  • Abra la aplicación Zoom en su PC.
  • Haga clic en el icono del engranaje debajo de la imagen de su perfil.
  • Haz clic en la opción «Video».
  • Marca la casilla junto a «Ocultar los participantes que no son de vídeo».

7. Sólo comparte una parte de tu pantalla

Cuando se hace una presentación con Zoom, a menudo hay que compartir la pantalla. El problema es que los asistentes a la reunión verán las aplicaciones que tienes instaladas en tu PC, las pestañas que tienes abiertas en tu navegador, así como otros datos que quizás no quieras compartir. Por suerte, Zoom tiene una solución.

Puedes elegir compartir sólo una parte de la pantalla, lo que te proporciona un poco más de privacidad. Por ejemplo, puedes compartir el contenido de tu navegador pero recortando las partes inferior y superior que revelan las aplicaciones de tu barra de tareas y las pestañas que tienes abiertas.

Instrucciones paso a paso:

  • Haz clic en la opción «Compartir pantalla» de la barra de tareas.
  • Haz clic en la pestaña «Avanzado» en la parte superior.
  • Selecciona la opción «Parte de la pantalla» y haz clic en «Compartir».
  • Cambie el tamaño de la ventana verde a su gusto.

8. Apaga la cámara/micro antes de una reunión

¿Quieres que tu micrófono y tu cámara estén encendidos o apagados por defecto cuando te unes a una reunión? Esto es algo que recomendamos que establezca de antemano para no tener que jugar con los controles tan pronto como comience una reunión.

Yo mantengo los míos apagados y sólo los enciendo cuando es necesario. Esto previene cualquier posible ruido de fondo que venga de mi lado por el movimiento de mis vecinos o el paso de coches.

Instrucciones paso a paso:

  • Abra la aplicación Zoom en su PC.
  • Haz clic en el icono del engranaje debajo de la imagen de tu perfil.
  • Haz clic en la opción «Video».
  • Marca la casilla junto a «Apagar mi vídeo al entrar en las reuniones».
  • Haga clic en la opción «Audio».
  • Marque la casilla junto a «Silenciar mi micrófono al entrar en una reunión».

9. Levanta la mano

Cuando quiera hablar, puede hacer una señal al anfitrión levantando la mano virtualmente. El anfitrión le dará la palabra para hablar o hacer preguntas.

Esta es una gran característica que evita que varias personas hablen a la vez. También es fácil de usar, como puedes ver en las instrucciones de abajo.

Instrucciones paso a paso:

  • Selecciona la opción «Participantes» de la barra de tareas.
  • Haz clic en la opción «Levantar la mano» en la parte inferior de la sección que aparece.
  • Espera a que el anfitrión te dé la palabra.

10. Grabar una reunión en la nube

Al grabar una reunión, le aconsejamos que lo haga en la nube. Lo que significa que la grabación se guardará en el servidor de Zoom, después de lo cual podrás verla en la pestaña «Grabaciones» de tu cuenta. Ten en cuenta que esta función no está disponible en las cuentas gratuitas.

La grabación en la nube es una buena idea porque puedes compartir una grabación con facilidad, permitiendo que los empleados que se perdieron una reunión puedan verla más tarde. Si guardas una grabación en tu dispositivo, primero tendrás que subirla a Drive o a un servicio similar antes de poder compartirla.

Instrucciones paso a paso:

  • Haz clic en el botón «Grabar» en la barra de tareas.
  • Selecciona la opción «Grabar en la nube».
  • Haz clic en «Detener la grabación» al final de una reunión.
  • Visita la página «Grabaciones» para ver y compartir una grabación.

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